Siendo una herramienta imprescindible, la gestión del e-mail insume demasiado del valioso tiempo de empresarios y ejecutivos, por lo que es imprescindible optimizar su uso.
Jueves 4 de Julio de 2013
Otto Stecher, Director de Business Outsourcing Services de Deloitte, escribe:
Dedicamos mucho tiempo a asuntos que al final del día no agregan valor. Mediante una pequeña encuesta pregunté: ¿qué cosas les restaba tiempo para asuntos más importantes?, la mayoría respondió: el correo electrónico (e-mail).
Este tema es una de las áreas más retadoras para cualquier persona que trabaje en el mundo corporativo.
La segunda pregunta fue: ¿qué tipo de correos electrónicos reciben?, ¿son importantes?. La respuesta fue que más de un 80% de los correos son informativos y en muchos casos no implican ninguna acción.
Basado en esto, hay una oportunidad de mejora en este aspecto. El manejo de tiempo impacta la calidad de vida y el balance de vida- trabajo.
Estas recomendaciones le pueden ayudar a bajar las “revoluciones” en el tema del manejo del tiempo:
1. Dedique 5 minutos, al menos, antes de empezar el día para priorizar las tareas. El lunes haga una planificación de la semana. Esta acción le quitará poco tiempo y ganará mayor efectividad.
2. Procure no revisar el correo electrónico cada cinco minutos. Establezca intervalos de 30 o 60 minutos. Realizar tareas de este tipo sobre otros procesos, reduce la eficiencia y la concentración.
3. Eduque a sus colaboradores sobre cómo elaborar correos. En el “subject” escriba las palabras más importantes para discriminar cuáles correos son importantes y cuáles no. Empiece con su área para que el proceso de recibo y revisión de “e-mails” sea más expeditos.
4. No postergue los correos. Decidir responder después a un correo implicará luego más tiempo buscándolo y recordando el propósito.
Estos pequeños consejos le generarán más tiempo para otros asuntos, y su tiempo por actividad se verá menos fragmentando. Además, se sentirá más satisfecho con el logro de objetivos.
Son demasiados eMails los que llegan a las bandejas de entrada, y si no quiere que su comunicación empresarial sea borrada sumariamente, ella debe estar correctamente estructurada.
EDITORIAL
Es muy difícil que una dirección de correo electrónico demore en ser captada por los inescrupulosos que se dedican a comercializarlas, y es cada vez mayor la pérdida de tiempo producida por decenas o cientos de comunicaciones recibidas pero no deseadas (spam). Los filtros que se utilizan al respecto no siempre son eficaces y entonces empresarios y otros tomadores de decisiones deben seleccionar rápidamente qué leen y qué no de los muchos eMails que les llegan a diario.
La carrera profesional debe encararse igual que el desarrollo de cualquier empresa, estableciendo objetivos e implementando estrategias y tácticas adecuadas.
Aunque las grandes empresas tengan programas de plan de carrera para su personal, sobre todo de alto nivel, lo cierto es que la responsabilidad de integrar y dar continuidad a un plan de carrera es cada vez más una cuestión personal, sobre todo ahora que la tendencia en los mercados laborales es que las personas tengan muchos empleos a los largo de su vida laboral.
¿Alguna vez convocó a algún empleado a una reunión solamente para que no se sintiera excluido? Si es así, puede que usted está conversando de más.
¿Cuándo fue la última vez que envió un e-mail que decía algo así como: "Atención los bebedores de café: el que sirva la ultima taza, ponga a colar otra jarra!!", a pesar de que en realidad es una sola la persona la que viola esta regla (y ella es justamente su socio)?
5 consejos sobre lo que se debe hacer al escribir un correo electrónico, y 5 errores que se deben evitar.
No es necesario ser un Nobel de literatura para comunicarse por correo electrónico, y en todo caso, el mismísimo García Márquez puede cometer el error de GRITARLE a un amigo, o digitar incorrectamente una palaVra.
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