7 programas excelentes para llevar asesorías y gestorías
El uso de softwares específicos en tu asesoría o gestoría puede suponer beneficios por varios frentes.
Miércoles 4 de Mayo de 2022
En primer lugar, el más obvio y evidente, que es el beneficio propio e interno de la estructura del negocio. Si utilizamos herramientas que pueden agilizar los procedimientos diarios, podremos trabajar de forma más eficaz y cómoda.
De este modo, podremos aumentar la productividad, reducir costes y tener a la plantilla más contenta, al disminuir su carga de trabajo.
Por otro lado, también se ven beneficiados nuestros clientes. Ellos reciben sus gestiones más rápidamente y probablemente de forma más completa y detallada.
Por tanto, adoptar el uso de programas que nos ayuden con las gestiones diarias puede suponer un gran ventaja respecto a la competencia. La satisfacción del cliente es un valor que nos puede ayudar a atraer nuevos y a destacar frente a la competencia.
Encontrarás a continuación una breve lista de 7 programas que creemos pueden ayudarte a dar el gran paso y, en poco tiempo, notar la diferencia.
7 softwares que te ayudarán a gestionar tu gestoría o asesoría
En pleno siglo XXI, el uso de un ERP en cualquier tipo de negocio, independientemente de su tamaño o actividad, es altamente recomendable.
Se trata de un programa que nos ayuda a gestionar de manera integral, fácil y cómoda todos los distintos aspectos o departamentos del negocio.
Su objetivo principal es digitalizar, automatizar y así, facilitar la gestión global de la asesoría.
Definitivamente, si hablamos de programas para asesorías, Holded debe aparecer en la lista. Se trata de uno de los ERP más populares y potentes que se encuentran en el mercado.
Nos permite automatizar gestiones diarias, como la conciliación bancaria o el trasvase de datos, y también nos asiste en otras actividades, haciendo que necesiten la menor intervención posible, como la creación de facturas.
Todo esto y mucho más, con una interfaz muy amigable y sin necesidad de grandes conocimientos previos. Holded es una de esas herramientas que revolucionarán tu negocio, pero del que no podrás prescindir una vez que lo hayas probado.
2. Klippa
La gestión documental es clave en toda asesoría. Se reciben una gran cantidad de documentos que deben gestionarse y mantenerse a buen recaudo, ya que se trata de información de vital importancia.
Una asesoría o gestoría que extravía los documentos de sus clientes ―o los propios― no da una buena imágen y haría que las críticas vuelen como la pólvora.
Una buena manera de evitar esto y, de paso, aprovechar las herramientas digitales de las que se disponen hoy en día, es pasando a formato digital estos mismos documentos.
Utilizando un programa OCR como Klippa, podremos tener todos los documentos importantes y necesarios en formato digital, de forma organizada, completa y a mano.
No solo se encarga de escanear los documentos, analiza sus caracteres rindiendo un archivo 100% digital, del que podemos extraer información y añadir metadatos para archivarlo.
Gracias a Klippa ya no importa el formato del archivo, podremos tenerlo a mano y a salvo de forma digital en pocos segundos.
3. Microsoft Teams
Si algo hemos aprendido estos últimos años es que, sin importar a qué nos dediquemos, es necesario tener un método preestablecido para poder seguir comunicándonos aunque no nos encontremos en el mismo lugar.
Ya sea para fomentar el teletrabajo o porque necesitamos trabajar desde algún punto externo a la oficina, necesitamos una herramienta que nos permita estar en contacto con el resto de nuestros colegas.
Una solución muy recomendable para esta problemática es Microsoft Teams. Se trata de un programa multiplataforma y en la nube que nos permite estar en contacto directo con el resto de compañeros de la gestoría.
Evidentemente es muy útil si no nos encontramos en el mismo lugar, ya que nos permite interactuar de forma ágil y sin obstáculos. Pero también agiliza las gestiones aunque nos encontremos a metros de distancia.
Podemos intercambiar archivos, emails, documentos de todo tipo y comentarlos sin levantarnos de la silla.
Aunque parezca una herramienta para fomentar el trabajo remoto, Microsoft Teams puede ayudar a mejorar la comunicación global de la gestoría, se encuentren de forma remota o presencial.
4. Google Workspace
No hay oficina que pueda escapar a los programas de ofimática. Sin importar si se trata de un despacho de abogados, una consulta médica o, como es el caso, una gestoría o asesoría, todos necesitan crear y poder abrir documentos de todo tipo.
Ya sean presentaciones, hojas de cálculo, hojas de procesador de texto,etc. es necesario disponer de un programa compatible para poder abrir, modificar, empezar desde cero o transformar este tipo de documentos.
Google ha creado una herramienta que engloba todos los programas más comunes de ofimática, en una sola herramienta y, lo más innovador, de forma 100% en la nube.
No es necesario descargar ningún programa que ocupa espacio, necesita actualizaciones o versiones compatibles, simplemente con un navegador ya se puede acceder al archivo.
Y no solo se puede acceder, también modificar, guardar, compartir o, básicamente, hacer cualquier cosa que deseemos, todo a través de la misma herramienta online.
Google Workspace es una herramienta indispensable para crear y transferir documentos de forma sencilla sin preocuparnos por la compatibilidad.
5. DocuSign
Siguiendo la línea del punto anterior, a veces necesitamos poder compartir determinados archivos de forma sencilla y rápida. No obstante, algunas veces también necesitamos que se envíen de forma segura y, además, necesitaremos solicitar que el documento vuelva firmado.
Esto puede suponer una problemática cuando hablamos de documentos digitales. Necesitamos una firma que atestigue la conformidad de la otra persona, a la vez que tenga la misma validez jurídica que una firma en un documento en papel.
El método más utilizado antiguamente era imprimir el documento, firmarlo, escanearlo de nuevo y enviarlo. Además de incómodo, era poco práctico, lento y, a veces, imposible. No todos disponen de una impresora y un escáner a mano.
DocuSign ha venido para simplificar todas las gestiones de las asesorías o gestorías que implica solicitar un documento firmado.
Se envía el documento en formato digital, de forma segura y encriptada, y la otra persona, una vez verificada su identidad, podrá devolverlo firmado en pocos segundos, sin necesidad de software ni hardware adicional.
DocuSign ha agilizado las gestiones de documentos para las asesorías y gestorías de manera exponencial. Ahorrando tiempo, gestiones y, en última instancia, también dinero. Fuente
6. Bitrix24
Si a una gestoría o asesoría le va bien, es porque cuenta con una gran cartera de clientes. El problema es que, a menudo, con un gran número de clientes, la gestión de estos se ve deteriorada.
No hay personal o capacidad para gestionar los clientes de forma óptima, resintiendo así en la atención que se les brinda y en su satisfacción.
La manera más rápida y económica para evitar esta situación es haciendo uso de un CRM como Bitrix24. Se trata de un software dedicado a mejorar la gestión de los clientes, sus interacciones y la información.
A diferencia de otros tipos de software, un CRM trabaja con la información que el cliente nos brinda, de este modo no se está infringiendo ninguna norma ni ley.
Bitrix24 recopila todos los datos de los que disponemos de cada cliente para así poder brindar una atención más rápida y eficaz: dando una respuesta más ágil, solucionando sus dudas y problemas en menor tiempo y aumentando su satisfacción.
Un CRM hará que los clientes se sientan cuidados, bien atendidos y satisfechos. De esta manera mantendremos nuestra buena reputación y los clientes seguirán recomendándonos a sus amigos que puedan necesitar nuestros servicios.
7. Dropbox
Anteriormente hemos hablado de la gestión documental desde el punto de vista del formato de los archivos.
Desde luego, el paso de documentos físicos a archivos digitales supone grandes beneficios, pero es necesario, también, gestionar el espacio y la manera en que estos documentos se almacenarán.
No se trata de tres o cuatro documentos, cada cliente puede suponer cientos y miles de distintos archivos que debemos almacenar en algún lugar.
La mejor solución para esta problemática es guardarlos en la nube, y el mejor servicio de almacenamiento en la nube es el que nos proporciona Dropbox.
Su herramienta de subida y sincronización a la nube funciona de maravilla. Apenas debemos hacer nada, ya que el propio programa se encarga de subir los documentos que guardamos de forma automática y en segundo plano.
Solamente debemos seleccionar la carpeta que queremos que se sincronice, y el programa se encargará del resto.
No solo tendremos nuestros documentos a buen recaudo, también estarán organizados, fáciles de encontrar y accesibles.
Al estar en la nube, podremos acceder a ellos en segundos desde cualquier dispositivo, a la vez que podremos compartirlos con solo un enlace.
El almacenamiento en la nube y las herramientas que brinda Dropbox harán nuestro trabajo del día a día mucho más ameno y sencillo.
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